11 секретов успеха технологичного WOW-стенда на выставке
Выставка Integrated Systems Russia 2020: опыт компании SpinetiX
Кейс будет полезен
Интеграторам и производителям оборудования, которое интегрируется со сторонними системами, а также компаниям, которые планируют представлять себя на профессиональных выставках.
Участие в выставке — эффективный инструмент, чтобы представить свою компанию, привлечь новых клиентов и бизнес-партнёров.
Рассказываем на примере своего участия в Integrated Systems Russia 2020, как подготовиться, какое оборудование использовать и сколько времени закладывать на подготовку.
SpinetiX
Integrated Systems Russia
УСПЕШНЫЙ СТЕНД
Запоминается и формирует имидж бренда
Привлекает старых клиентов и новых бизнес-партнёров
Быстро представляет и объясняет решения вендора
1. СОЗДАЙТЕ ДИЗАЙН-КОНЦЕПЦИЮ
Дизайн-концепция — опорная карта любого проекта. Поэтому первым этапом проработайте идеи для будущей концепции внутри команды. Мы проводили командные брейнштормы, чтобы чётко определить: какие основные наши преимущества должен доносить стенд до клиентов и партнёров.

В концепте нашего стенда мы хотели отразить сильные стороны SpinetiX:
простота
автоматизация
технологичность
безопасность
продуктивность
1 месяц
разработка и согласование дизайн-концепции
При разработке идей опирались на ожидания потенциальных клиентов, которые никогда не работали с Digital Signage:
ПРИМЕР ОЖИДАНИЯ КЛИЕНТА
Мы хотим использовать Digital Signage в бизнесе. Данные должны обновляться автоматически, без затрат на персонал и создание контента. Система должна быть безопасной и автономной, с возможностью удалённого управления. Но не понимаем, какое оборудование подходит для этих задач и как это работает.
Так появилась концепция «Внутри SpinetiX»
Посетители стенда оказывались внутри плеера SpinetiX и в игровой форме знакомились с принципами работы Digital Signage. Стенд показывал удобство работы с контентом для клиентов из любой вертикали: корпоративный сектор, образование, спорт, театры, музеи, отели, рестораны, ритейл и др.
Пример контента для корпоративных заказчиков
Пример контента для владельцев транспортных инфраструктур
Полное погружение:
Затем мы утвердили идеи и передали материалы дизайнеру для формирования единой концепции и отрисовки. Внесли корректировки, убрали из проекта лишнее. Например, решили отказаться от пропеллера и конденсаторов, которые изначально планировались, как шоу-элементы. Согласовали результат и больше от концепции не отступали.
ВАЖНО
После утверждения дизайн-концепции глобальные изменения уже невозможны. Иначе вы рискуете не выйти со стендом в срок.
2. НАПОЛНИТЕ СТЕНД ТЕХНОЛОГИЯМИ
Технологическая концепция — опорная карта технологий, оборудования и контента. Поэтому отметьте на схеме вашего стенда:
все точки мультимедиа
расположение и ориентацию дисплеев
точки подвеса проекторов
расположение подсобки, бара, переговорной комнаты
места расположения розеток
2 месяца
проектирование и разработка контента
Все зоны стенда соответствуют внутренним элементам плееров SPX
ВАЖНО
Если в процессе меняется площадь стенда или переносится подсобка — не забудьте пересчитать точку подвеса проектораj. Изменение расстояния от точки подвеса проектора до проекционной поверхности меняет площадь этой поверхности. Так, увеличение подсобки всего на полметра повлечёт за собой уменьшение площади проекции и необходимость внесения изменений в контент-проект.
3. ВЫБЕРИТЕ ПАРТНЕРОВ
Мы всегда выбираем по принципу надёжности. В 2020 году партнерами стенда стали:
В первую очередь смотрите на профессионализм инженеров партнёра:
умение быстро настроить оборудование
умение оперативно заменить оборудование в случае выхода из строя
способность быстро адаптировать настройки под изменившиеся условия
Вес проектора 120 кг. Для фиксации такого веса пришлось использовать 2 точки подвеса. Каждая точка натягивается в 2 плоскостях альпинистами с помощью тросов и лебедок. Согласование и работы стоят 300 тысяч рублей
ЛАЙФХАК
Всегда нанимайте отдельную компанию для подвеса и запуска мультимедиа. Инсталляция мультимедиа требует квалификации и профессионализма, но главный вопрос — материальная ответственность за бой и порчу оборудования в процессе инсталляции. Профи несут ответственность. Мы — нет.
При выборе подрядчика полагайтесь на рекомендации и портфолио компании-инсталлятора. Фиксируйте возможный ущерб от порчи мультимедиа в договоре. Это снизит финансовые риски перед вендорами.

Последние 3 года настройкой и запуском мультимедиа на стенде SpinetiX занимается компания «Медиа Монтаж». Команда умеет быстро решать незапланированные задачи.
ИЗ ОПЫТА SPINETIX
В последний день монтажа стенда у нас перестал работать один из главных дисплеев LG. Приехал инженер, зафиксировал неисправность. Дисплей заменили. От возникновения до решения проблемы — 5 часов. К открытию все работало как часы.
Во время выставки оборудование отработало без сбоев
4. РАЗРАБОТАЙТЕ КОНТЕНТ
Контент — это то, что соединяет дизайн и технологию. Важно, чтобы он хорошо сочетался с общей концепцией стенда.
Так вы поймёте, как будет выглядеть изображение на разных форматах экранов, и при необходимости сможете адаптировать его.
Наш контент показывал внутренний мир плеера на экранах как единый digital-организм. Мы объединили контент в один большой сценарий, который описывал «Один день из жизни плеера». Чтобы контент было интересно смотреть, в сценарий мы добавили дополнительные события фокусировки внимания зрителя:
1. Создайте сценарий
2. Сделайте развёртку рабочих областей под контент
Мы работали с разными форматами и размерами экранов. Посетители видели контент вблизи, издалека, в вертикальном и горизонтальном форматах.
3. Учитывайте расстояния между областями отображения контента
Необходимо для работы всех поверхностей в режиме единой видеостены. Будьте готовы к тому, что на месте застройки расстояния могут не соответствовать схеме.
Ни одного раза за всю историю SpinetiX монтажники не попали в размеры, всегда есть отклонения. Это ни хорошо и не плохо, просто так получается при монтаже.
ЛАЙФХАК
При вёрстке видеостены используйте не пиксели, а миллиметры. Это позволяет при установке в полевых условиях использовать рулетку, а не рулетку с калькулятором.
ИЗ ОПЫТА SPINETIX
Сложность: поляна видеостены измеряется в пикселях — это удобно при создании проекта. Но при указании расстояния между экранами по осям Х и У в пикселях, это влечёт за собой пересчёт при фактическом измерении. Пиксели надо пересчитывать в миллиметры.

Упрощаем себе работу: если вы укажете размер экранов и расстояний Х и У в миллиметрах, то во время установки вы будете просто корректировать значения без пересчётов.
ПРИМЕР
Так выглядела наша задумка
Так мы делали расчёты и развёртку
А так всё выглядело на стенде
Вид центрального экрана стенда
4. Закладывайте дополнительный день на доработку контента на месте.
Весь контент подлежит корректировке по фактической установке экранов и проекционных поверхностей на стены. Здесь выручает SpinetiX: контент двигается. Видеоконтент отправляется в облачные фермы рендеринга, прямо на месте, затем скорректированные видео загружаются и проверяются по фактическому развесу экранов.
КАК СДЕЛАТЬ НЕСТАНДАРТНУЮ ВИДЕОСТЕНУ В ELEMENTI
ВАЖНО
Задача команды — установить экраны и плееры за день до открытия. Последний день — доводка, переделка контента, состыковка и замена. Результат должен совпадать до пикселя, это знак качества. Никаких «не заметят» допускать нельзя.
Это привлечёт внимание зрителя и повысит лояльность к бренду. Все знают, что SpinetiX работает без сбоев. В нашем случае мы добавили в контент искусственную проблему — блок с синим экраном смерти. Появление экрана сопровождалось звуковым эффектом. Ошибки сменялись одна за другой. В итоге на экране появлялся текст «Только не в нашу смену».

SpinetiX исключает подобные проблемы. Медиаплееры работают на специальной сборке Linux, с модифицированным ядром. Доступа к системе нет ни у кого кроме разработчиков. Высокая надежность, отсутствие всплывающих окон и синих экранов смерти отличает Linux от других операционных систем. Ничто не должно мешать просмотру.
Цифровой контент – выгодная возможность брендировать стенд под партнёров:
5. Вставьте в контент забавные блоки
Залили в плеер
Вывели на экраны
По кнопке стенд показывал сцену с логотипами партнеров
Автоматизированный контент менялся в течение всей выставки: от программы мастер классов до сопровождения выступлений спикеров. За появление контента в строгой последовательности и по расписанию отвечали виджеты «Плейлист» и «Календарь». Контентом управляли со смартфона и планшета.
6. Внимательно фиксируйте этапы и виды работ по созданию концепции
У нас был чек-лист. Вы можете адаптировать его под себя.
ЧЕК-ЛИСТ ПО СОЗДАНИЮ ТЗ ДЛЯ РАЗРАБОТКИ КОНЦЕПЦИИ КОНТЕНТА
5. ВЫБЕРИТЕ ЗАСТРОЙЩИКА
Выбор подрядчика для застройки самый мучительный: хочется и красиво, и бюджетно. Фактор цена-качество может сыграть решающую роль. Подрядчики, которые обещают построить стенд за небольшие деньги, найдут где сэкономить: материалы, сервисы или ваши нервы — работать в убыток никто не будет.
Но гнаться за дорогим застройщиком тоже не стоит. Часто стоимость услуг выставочного центра необоснованно обрастает прибылью застройщика или выставочной компании.
ЛАЙФХАК
Проверьте на сайте стоимость стандартных услуг выставочного центра: аккредитация или подвес конструкции. Как правило, они в открытом доступе. Сравните с ценой застройщика и выставочной компании. Выбирайте выгодную.
Если у вас пока нет партнёра, которому вы можете доверить строительство своего стенда — проведите тендер. Запросите у организатора список рекомендованных застройщиков, изучите рекомендации коллег. Выберите три компании и отправьте всем одинаковые условия и задания.
При оценке полученной обратной связи учитывайте:
Скорость работы
Создание макетов, дизайна, планов.

Удобство коммуникации
Хорошо, когда вам предлагают любое средство связи на выбор — почта, телефон, мессенджеры, конференц-коллы. Это экономит время и увеличивает скорость принятия решений.

Работа дизайнера застройщика
Если совпадаете во взглядах — хорошо. Если нет — лучше наймите независимого дизайнера и передайте готовый дизайн для отрисовки макета выставочного стенда.

Гибкость в отношении стоимости проекта
Хорошо, если застройщик готов к компромиссам и разумной оптимизации стоимости.

Больше трёх лет мы доверяем наш стенд застройщику «Дарт Групп». Терпение, быстрое реагирование, сдача в срок, поддержка в мессенджерах 24/7, решение задач в самых сложных ситуациях.
ИЗ ОПЫТА SPINETIX
У хорошего застройщика должен быть запас оракала вашего цвета и лдсп на случай непредвиденных ситуаций. У «Дарт Групп» он есть всегда. Поэтому когда за день до открытия нам понадобилось вдвое уменьшить размер проекционной площади и поменять ориентацию дисплея, вопрос был решён быстро и качественно.

Отдельное мастерство застройщика — профессиональная расшифровка наших пожеланий, нарисованных от руки.
ВАЖНО
Заведите отдельную папку для обмена документами с застройщиком. Собирайте в неё все схемы, заявки, договорённости. На выставке могут возникнуть спорные вопросы.
6. ПЛАНИРУЙТЕ ТАЙМИНГ ПРОЕКТА
Без понимания карты проекта с датами и контрольными точками двигаться не получится — что-нибудь будет забыто.

Зафиксируйте сроки и основные этапы взаимодействия. Для этого используйте любой сервис для управления задачами и проектами в команде. Мы пользуемся ClickUp. Сервис позволяет назначать ответственных за задачи, обмениваться комментариями между членами команды, строить дорожные карты и управлять проектами.
ВАЖНО
Не планируйте впритык: всегда закладывайте в тайминг дополнительное время на допиливание задач в случае возникновения задержек.
7. РАБОТАЙТЕ НАД АВТОМАТИЗАЦИЕЙ
Во время выставки всё должно работать как часы, с минимумом вовлечения сотрудников. Автоматизация экономит ресурсы и освобождает время для более важных задач.

Чтобы показать, как работает SpinetiX, мы создали контент в разных форматах: от макетов под разные Led-экраны до видеороликов. Расположили виджеты, указали источники для подтягивания данных, настроили расписание показов — нужный контент транслировался в нужное время.
монтаж и настройка оборудования
3 недели
Так выглядел контент с ноутбука
Так посетители видели контент на экранах
Далее наше участие уже не требовалось — мы занимались клиентами, партнёрами и получали удовольствие от работы стенда.
ВАЖНО
Автоматизируйте работу стенда: персонал должен думать про общение с гостями, а не как включить звук или включить расписание сегодняшних докладов.
8. СОЗДАЙТЕ ТОЧКИ ПРИТЯЖЕНИЯ
Мы хотели, чтобы потенциальные клиенты не просто обращали внимание на стенд, но и оставались с нами. Для этого мы создали точки притяжения, которые помогли в неформальной обстановке рассказать о компании.
Барная стойка
Качели. Техслужба выставочного центра хотела запретить использовать качели в полной мере. Мы были первыми, кто обратился с таким запросом. С точки зрения безопасности качели должны находиться внутри стенда и быть отдельной, независимой конструкцией. Застройщику удалось решить вопрос и оставить качели в исходной точке.
Зона мастер-классов от нас и наших партнёров
Точками притяжения стали:
Качели оказались главной точкой притяжения. Вызывали радость и всегда были заняты
Бар работал все три дня выставки. Формат бара — самый удобный для общения с партнёрами и новыми клиентами
Гости не просто хорошо проводили время на стенде, но и активно фотографировались, и делились фото в соцсетях. Так мы строили знание о себе не только в офлайне, но и онлайн.
ВАЖНО
Точки притяжения стенда не должны быть сами по себе: они должны вписываться в вашу концепцию и поддерживать её
9. ПРОДУМАЙТЕ ЗАПОМИНАЮЩИЕСЯ МЕЛОЧИ
Мы хотели, чтобы клиенты помнили о нас и после выставки. Поэтому придумали подарки, которые будут полезны во время и после выставки.

Многоразовые маски «2020» пользовались очень большой популярностью. Простая надпись с переломным годом для всего мира была стопроцентным попаданием.
Ещё один сувенир — браслеты «Я друг SpinetiX»
Простой подарок сработал на все сто: люди фотографировали и выкладывали в сеть
Браслеты продолжали работать и на сторонних мероприятиях. Браслет любого года — пропуск на безлимит в бар на всех стендах SpinetiX
Денис Изместьев, Digis с браслетом SpinetiX
ВАЖНО
Продумайте функциональные сувениры, которые гости захотят носить во время мероприятия и продолжат использовать после
10. НЕ ЗАБУДЬТЕ ПРО КЕЙТЕРИНГ И ФОТО
За чашкой кофе или бокалом вина переговоры быстрее переходят в стадию сотрудничества. При этом сотрудники не должны думать о том, что у вас закончилась вода или стаканчики для кофе. Всё время должно быть посвящено общению с партнёрами. Наш выбор — кейтеринг от винного бара «Жаворонки и совы».
Наймите кейтеринговую компанию, которая организует фуршет под ключ
Помните про фото
Красивые фото будут работать на вас, когда выставка закончится. Ставьте задачу фотографу правильно: отснять лица, эмоции, общение, спонсоров, контент, оборудование. Эмоции в приоритете — они передадут атмосферу стенда:
Здорово, когда эмоции передаются даже через маски. Нашему фотографу это удалось
Выставка проходила в период пандемии. Для тех, кто болел или берег себя, мы делали прямую трансляцию со стенда. Бесперебойную картинку в 4К обеспечивала камера Polycom studio, подаренная несколько лет назад компанией Marvel Distribution. Это пример работы профессионального оборудования — настроил один раз и забыл.
Автоматическая фокусировка на лицах, встроенный массив микрофонов, шумоподавление и автоматизация работы. Мы используем Polycom studio на конференциях, вебинарах, выставках.
ВАЖНО
Делегируйте: наймите профессиональный кейтеринг и фотографа. Высший пилотаж, если часть фото будет обработана и опубликована во время выставки. Гости с удовольствием ищут себя и делают репосты. А вы получаете дополнительный охват в интернете.
11. АНАЛИЗИРУЙТЕ ЭФФЕКТИВНОСТЬ УЧАСТИЯ В ВЫСТАВКЕ
Посчитайте контакты с выставки.
В идеале использовать бейдж-сканер. На выходе вы будете иметь готовую базу имеющихся и новых клиентов. Отправьте всем «спасибо» и предложения согласно договоренностям на выставке
ЛАЙФХАК
Бейджики с QR-кодом — удобный способ знакомиться на деловых мероприятиях. Считать код с бейджа намного проще, чем собирать визитки и вспоминать: кто есть кто. Участники легко обмениваются контактами, добавляют друг друга в соцсетях. Нужен лишь смартфон для чтения QR.

SpinetiX много лет не использует бумажные визитки. В телефоне каждого сотрудника — QR-код, который добавляет в адресную книгу всю информацию на двух языках. Берегите природу!
ИЗ ОПЫТА SPINETIX
Соберите команду и обязательно поблагодарите за проделанную работу — профессиональные выставки отбирают много сил. Проанализируйте, какие цели были достигнуты. Проговорите, что можно было сделать ещё лучше, и зафиксируйте эти моменты. Всё это поможет скорректировать работу над стендом в следующем году.
ЛИЦА ПРОЕКТА
Команда SpinetiX
Явки-пароли
Дизайн-концепт стенда и контента — FUERZA
Застройщик стенда — Dart Expo
Партнёры мультимедиа — Panasonic, LG Electronics, Audac, Peerless-AV
Инсталляция мультимедиа — Медиа Монтаж
Кейтеринг — Жаворонки и совы
Фото — Дмитрий Гаврилов